El funcionamiento del Comité Asesor de Planeamiento de la
Transmisión se basará en las siguientes reglas:
3.1 Citaciones
El Secretario convocará por escrito a las reuniones a los
miembros del Comité, preparando con anterioridad el
correspondiente orden del día y la documentación relacionada con
los asuntos que se tratarán en la misma. Las reuniones
ordinarias del Comité serán convocadas como mínimo con una
semana de anticipación.
3.2 Presidencia
La Presidencia del Comité Asesor de Planeamiento de la
Transmisión será ejercida por uno de los miembros del Comité y
se elegirá por votación, con la mitad más uno de los votos de
los miembros presentes.
El período del Presidente será de un año y no podrá ser
reelegido en el período inmediatamente siguiente.
Las funciones del Presidente serán las siguientes:
- Coordinar con el Secretario del Comité las reuniones y la
agenda de las mismas.
- Velar por el cumplimiento de las funciones por parte del Comité
y por la coordinación y cumplimiento del programa de trabajo que
se establezca.
- Presidir y moderar las reuniones.
- Representar al Comité cuando se requiera.
- Suscribir las actas del Comité y las comunicaciones que el
Comité emita.
En el evento que el Presidente no asista a una reunión, el
Comité elegirá un Presidente ad-hoc.
3.3 Secretaría Técnica
El director de la UPME, o quien este delegue en su reemplazo,
actuará como Secretario del Comité Asesor de Planeamiento de la
Transmisión, el cual contará con las siguientes funciones:
- Citar y coordinar las reuniones del Comité en conjunto con la
Presidencia del mismo.
- Elaborar, proponer y realizar el seguimiento al plan de trabajo
acordado.
- Elaborar las actas de las reuniones y someterlas a la
aprobación del Comité y a la firma del Presidente.
- Firmar las actas.
- Mantener informados a los agentes.
3.4 Representación
Cada Empresa que haga parte del Comité debe nombrar un (1)
delegado principal y un (1) delegado suplente. El delegado
principal o el suplente debe cumplir con las funciones de
representante de la Empresa. El representante de una Empresa no
puede ser un funcionario de otra Empresa.
Únicamente asistirán a las sesiones del Comité los
representantes de las Empresas y los invitados definidos en el
numeral 4.5.
Por parte de la UPME asistirá al Comité el Director de la Unidad
o quienes éste delegue en su reemplazo.
Los miembros del Comité deben confirmar su asistencia a más
tardar dos días antes de la reunión.
3.5 Invitados
Cada miembro del Comité podrá invitar a las reuniones hasta dos
(2) asesores de su empresa quienes participarán en calidad de
invitados y como tales tendrán voz pero no voto.
Si para efectos del desarrollo del orden del día se hace
necesaria la presencia de personas o empresas no miembros del
Comité, estas podrán ser invitadas por el Comité o por las
empresas miembros, a través de la Secretaría Técnica, y actuarán
como invitados, con voz pero sin voto.
3.6 Deliberaciones y decisiones
Para la realización normal de las sesiones se requerirá de la
presencia de al menos siete (7) representantes, sin incluir a
los representantes del CND y de la UPME. De los siete, debe
haber por lo menos un representante de las actividades de
transmisión, comercialización y de los grandes consumidores.
Los pronunciamientos del Comité que requieran la conciliación de
posiciones divergentes se solucionarán mediante el mecanismo del
voto. En este evento, se asumirá la posición de la mayoría
simple del quórum.
Las reuniones se suspenderán cuando el quórum se reduzca al 50%,
para lo cual cualquier miembro presente puede en cualquier
momento de la reunión solicitar la verificación del quórum.
En situaciones especiales en las cuales los miembros del CAPT
deban declararse impedidos para participar, el quórum podrá
estar constituido por la mitad más uno de los demás miembros del
Comité.
3.7 Reuniones Ordinarias
Se considera necesaria la realización de reuniones ordinarias
alrededor de las siguientes fechas:
- En el mes de Febrero: Para definir el cronograma de actividades
del año.
- En el mes de Abril para tratar los temas referentes al Informe
Trimestral de Restricciones y la Metodología empleada para la
elaboración del Plan de Expansión de Transmisión.
- En el mes de julio: para recibir de la UPME el Plan de
Expansión de Transmisión Preliminar, el cual será puesto a
consideración de los interesados.
- En el mes de agosto: con el fin de que el Comité Asesor de
Planeamiento de la Transmisión emita sus comentarios con
respecto al Plan de Expansión de Transmisión Preliminar.
- En el mes de octubre: en la cual la UPME presentará al Comité
el Plan de Expansión de Referencia y explicará los criterios
tenidos en cuenta para su definición.
- En el mes de diciembre: con el fin de que el Liquidador y
Administrador de Cuentas LAC- presente al Comité la información
empleada para el cálculo del ingreso de los transportadores en
el año siguiente.
- Realizar los comentarios a los Documentos de Selección para las
Convocatorias Públicas Internacionales, cuando la UPME lo
considere necesario.
Adicionalmente, se deberán realizar todas aquellas reuniones
necesarias para dar cumplimiento al plan de trabajo definido por
el Comité.
3.8 Reuniones Extraordinarias
El Comité puede ser citado a sesiones extraordinarias, por el
presidente o el secretario, cuando sea requerido.
3.9 Indicadores de Asistencia y Rotación
Con el objeto de asegurar la participación representativa de
todos los agentes que conforman el Comité y lograr un
conocimiento suficiente sobre los temas tratados en este, se
evaluarán en junio y diciembre de cada año los indicadores de
asistencia y rotación.
