Oficina Control Interno

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El Presidente de la Republica y la Directora del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP el 21 de mayo de 2014 expidieron el Decreto 943 por el cual se Actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

A continuación se transcriben los aspectos más importantes de este Decreto:

Artículo 1°. Adoptase la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI, en el cual se determinan las Generalidades y Estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las Entidades y Organismos obligados a su implementación, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 5° de la Ley 87 de 1993 (Ley de Control Interno).
El Modelo se implementará a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno, el cual hace parte integral del presente Decreto, y es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado.
(…)

Artículo 2°. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los Organismos y Entidades Públicas que hacen parte del campo de aplicación del presente Decreto, será responsabilidad de la Máxima Autoridad de la Entidad u Organismo correspondiente y de los Jefes de cada Dependencia de las Entidades y Organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva Entidad.

Artículo 3°. Corresponderá al Departamento Administrativo de la Función Pública brindar las orientaciones y poner a disposición los instrumentos necesarios para el diseño, desarrollo, implementación y fortalecimiento del Modelo Estándar de Control Interno.
La Escuela Superior de Administración Pública -ESAP·, diseñará y ofrecerá programas o estrategias de capacitación, formación y desarrollo de competencias laborales para los jefes de control interno o quien haga sus veces y sus grupos de trabajo en las entidades del Estado, en coordinación y bajo los lineamientos técnicos del Departamento Administrativo de la Función Pública, con el fin de fortalecer el ejercicio del Control Interno en el País.

Artículo 4°. Para la implementación del Modelo Actualizado se tendrán en cuenta las siguientes disposiciones:
(…)

Artículo 5°. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de su publicación y deroga el Decreto 1599 de 2005.
Nota: El cambio de color de negro a azul de algunos textos de este Decreto es una iniciativa de la Oficina de Control Interno de la UPME, como estrategia para llamar la atención del lector sobre aquellos aspectos de esta Norma que se deben tener muy de presentes.
 

2.  CARACTERÍSTICAS DE ESTA ACTUALIZACIÓN

A continuación se relacionan las principales características de esta Actualización, las cuales fueron identificadas por la Oficina de Control Interno de la UPME, a partir de la lectura y análisis del  Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno, el cual tal como ya se mencionó, hace parte integral del Decreto 943 de 2014 y es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las Entidades del Estado:
 
  1. La Actualización del Modelo se realizó en su Estructura, manteniendo vigente su concepción filosófica y conceptual.
  2. Fortaleció el enfoque del Modelo como una herramienta gerencial para el control a la gestión, a partir de la cultura del control, la responsabilidad y compromiso de la Alta Dirección para su implementación y fortalecimiento continuo.
  3. Fortaleció el enfoque del Modelo como una herramienta que brinda Elementos de Control Estándar para todas las Entidades.
  4. Fortaleció el enfoque de que el Control Interno es un Conjunto de Elementos Interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la Entidad, como responsables del ejercicio del control de manera simultánea (Autocontrol) al desarrollo de sus actividades diarias.
  5. Reiteró la condición de que el ejercicio del control debe ser una garantía razonable para el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado.
  6. Reiteró la condición de que la efectividad del control está en relación directa con el nivel de coordinación de las acciones entre los diferentes servidores de la Entidad, la fluidez de la información y comunicación, la prevención y corrección de manera oportuna de las situaciones no deseadas que se presentan en el día a día en la Entidad.
  7. Recalcó e hizo mayor énfasis en el ejercicio del Autocontrol, Autogestión y Autorregulación como los tres pilares filosóficos esenciales para un control efectivo.
  8. Los (3) Subsistemas de la versión anterior del MECI, se convierten en dos (2) Módulos y la Información y Comunicación se convierten en un (1) Eje Transversales al Modelo, los (9) Componentes anteriores se convierten en (6) Componentes y los (29) Elementos anteriores se convierten en (13) Elementos.
  9. El Módulo de Control a la Planeación y Gestión Institucional agrupa los parámetros de control que orientan la Entidad hacia el cumplimiento de su Visión, Misión, Objetivos, Principios, Metas y Políticas.
  10. El Módulo de Control a la Evaluación y Seguimiento agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la Entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación, evaluación y seguimiento.
  11. El Eje Transversal de Información y Comunicación agrupa la Información y Comunicación Interna y Externa y los Sistemas de Información.
  12. Estableció los Productos Mínimos que debe tener una Entidad para la implementación y fortalecimiento del MECI.
  13. Estableció consejos para desarrollar acciones para el fortalecimiento del MECI.
  14. Planteó el desarrollo de las Auditorías Internas con base en las Normas Internacionales de Auditoría, fortaleciendo la labor de las Oficinas de Control Interno como Evaluadoras del Sistema de Control Interno.
  15. Complementó el Componente de la Gestión Integral del Riesgo con la nueva Metodología del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP. 
  16. Delimitó de manera más clara los roles y responsabilidades frente a la implementación y fortalecimiento del MECI.
Nota: Los textos en color verde son una iniciativa de la Oficina de Control Interno de la UPME, como estrategia para llamar la atención del lector sobre aquellos aspectos de esta actualización que son más importantes.
 

3.  NUEVA ESTRUCTURA DEL MECI

A continuación se describe la nueva estructura del MECI, según la última actualización:

Módulo de Control de Planeación y Gestión:

1. Componente Talento Humano
1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos.
 1.2 Desarrollo del Talento Humano

2. Componente Direccionamiento Estratégico
2.1 Planes, Programas y Proyectos.
2.2  Modelo de Operación por Procesos
 2.3 Estructura Organizacional
2.4 Indicadores de Gestión 
2.5 Políticas de Operación

3. Componente Administración del Riesgo
3.1 Políticas de Administración del Riesgo
3.2 Identificación del Riesgo
3.3 Análisis y Valoración del Riesgo

Módulo de Evaluación y Seguimiento:

1. Componente Autoevaluación Institucional
1.1 Autoevaluación del Control y Gestión

2. Componente Auditoría Interna
2.1 Auditoría Interna

3. Componente Planes de Mejoramiento
3.1 Plan de Mejoramiento 

Eje Transversal de Información y Comunicación.

Comprende los Elementos de Control: Información y Comunicación Externa, Información y Comunicación Interna y Sistemas de Información.

Nota: Los textos en color lila son una iniciativa de la Oficina de Control Interno de la UPME, como estrategia para separar y resaltar los Módulos y Eje de los Componentes y su vez de los Elementos de Control en que está organizada la nueva Estructura del MECI.
 

4.  ROLES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

La Oficina de Control Interno de la Unidad de Planeación Minero Energético – UPME es un Proceso Retroalimentador a través de la actividad independiente y objetiva de Evaluación y Asesoría que contribuye al Mejoramiento Continuo de los Procesos de Control, Gestión y Administración del Riesgo de la Entidad.

De acuerdo con el Artículo 3 del Decreto 1537 de 2001, los principales Roles que debe desempeñar la Oficina de Control Interno de la UPME, se enmarcan en los cinco (5) tópicos a saber: valoración de riesgos, asesoría y acompañamiento, evaluación y  seguimiento, fomento de la cultura del control, y relación con entes externos.

Evaluación y Seguimiento a la Gestión Institucional: Su propósito es emitir un juicio  profesional acerca del grado de eficiencia y eficacia de la gestión de la Entidad, para asegurar el adecuado cumplimiento de los fines institucionales.   
                                                           
Asesoría y Acompañamiento: Promover el mejoramiento continuo de los procesos de la Entidad  asesorando a la Alta Dirección, en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos y los propósitos institucionales.
    
Valoración del Riesgo: Asesorar y capacitar a la Alta Dirección y a los Líderes de los Procesos en la Metodología para la Gestión y verificar que los controles existentes sean efectivos para minimizar la probabilidad e impacto de la ocurrencia de los mismos.

Relación con Entes Externos: Su propósito es facilitar el cumplimiento de las exigencias de Ley o las solicitudes formales realizadas por los Entes Externos.

Fomento de la Cultura del Control: Tiene como objetivo elaborar y construir herramientas e instrumentos orientados a sensibilizar e interiorizar el ejercicio del Autocontrol y la Autoevaluación, como un hábito de mejoramiento personal y organizacional.

Los diferentes Roles de la Gestión de la Oficina de Control Interno deben guardar la debida independencia para garantizar la objetividad de sus evaluaciones y seguimientos, por lo tanto no deben hacer parte en los procesos administrativos de la Entidad, ni intervenir en el desarrollo de procesos internos.

Nota: Los textos en color rojo son una iniciativa de la Oficina de Control Interno de la UPME, como estrategia para hacer claridad, resaltar y llamar la atención del lector acerca de los Roles que esta Oficina le compete desarrollar en la Entidad.
 
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